Nasza firma od dziś pracuje zdalnie …. i co dalej?

Nasza firma od dziś pracuje zdalnie …. i co dalej?

W odpowiedzi na pandemię i apele rządu, wiele firm wprowadza obecnie lub testuje pracę zdalną. Dla jednych to prawdziwa rewolucja, wymagająca szybkiego wdrożenia nowych nawyków i zachowań, nie wspominając o konieczności zapewnienia pracownikom niezbędnego sprzętu. Dla innych, które mają już podobne doświadczenia na koncie, to zmiana mniejsza, choć  codzienna praca z domu wymaga odmiennych środków niż home office 2-3 dni w tygodniu. Warunki nie ułatwiają nauki nowych zachowań i umiejętności, bo pracownicy, którzy pełnią równocześnie rolę opiekunów lub rodziców, nie mogą całkowicie poświęcić się obowiązkom. W Well.hr od początku pracujemy jako wirtualny zespół w pełni zdalnie: z Warszawy, Czechowic, Gdyni i Londynu. Dziś dzielimy się z Wami naszymi doświadczeniami.

1.       Stanowisko pracy

Długotrwałą praca z domu może prowadzić do zaburzenia równowagi między pracą, a życiem prywatnym. To także idealna sytuacja dla pracoholika, który nie musi wychodzić z biura. Dobrze jest wydzielić sobie w mieszkaniu miejsce pracy, najlepiej oddzielone od części rekreacyjnej. Powinno ono spełniać zasady ergonomii i zapewniać nam komfort pracy – być wyposażone w monitor i klawiaturę oraz odpowiedni stół i krzesło.

Nie zawsze mamy takie możliwości. Wtedy dobrze jest zaczynać dzień pracy od ‘rozstawienia’ stanowiska i kończyć go sprzątnięciem komputera i dokumentów. W Well.hr dla części z nas miejscem pracy jest obecnie kuchnia.

Jeśli chcesz ułatwić swoim pracownikom odpowiednią organizacje przestrzeni – przypomnij im o zaleceniach BHP. Możesz także wypożyczyć im do domu odpowiedni sprzęt biurowy na czas pracy zdalnej – np. ergonomiczne krzesło pozwoli uniknąć niezdrowej dla kręgosłupa pracy na kanapie.

2.       Rutyna nie jest wcale taka zła…

W domowym biurze łatwo ulec pokusie pracy w pidżamie, na kanapie, spędzając całe dnie w domu. To nie jest dobre rozwiązanie! Lepiej wyznaczyć sobie rytm dnia, które będziemy przestrzegać zarówno my, jak i nasi domownicy. Zachęcamy do tego, by wstawać z łózka  o tej samej godzinie, jak do tej pory, przebierać się do pracy – w może nieco mniej oficjalne, ale jednak ‘biurowe ubranie’ oraz robić sobie przerwy, w tym dłuższą przerwę na lunch. Czas zaoszczędzony na dojazdy do pracy można przeznaczyć na spacery – przed lub po pracy.  Najlepiej jednak w miejscach, gdzie są małe szanse spotkania innych ludzi.

Pracodawca może ułatwić pracownikom ustalenie rytmu dnia. Oto nasze pomysły, jak może to zrobić:

• Wyznaczenie godzin, podczas których wszyscy pracownicy będą dla siebie nawzajem osiągali na stanowiskach pracy (w naszym przypadku to 10.00-15.00). Niektórzy będą rozpoczynali pracę wcześniej, inni później, ważne jednak, żeby wszyscy wiedzieli, kiedy mogą na siebie nawzajem liczyć.
• Wprowadzenie stałej ‘przerwy na lunch’ w kalendarzu – dzięki temu pracownicy nie zapomną o przerwach, a ich koledzy i przełożony będą wiedzieć, dlaczego w danym momencie nie ma ich przy biurku.
• Rozpoczynanie dnia wspólnym, krótkim ‘stand-up call’ – telekonferencją na temat priorytetów i zadań do realizacji danego dnia.
• Zamiast witania się w biurze, rozpoczynanie i kończenie dania zespołowym emailem. Każdego dnia rano wysyłaj email do pracowników - niekoniecznie dotyczący zdań. Możesz też poprosić pracowników, żeby każdy z nich wybrał dzień, w którym będzie odpowiadać za wysłanie takiego zespołowego maila na początek dnia. Podpowiadamy, email może zawierać np. dobrą wiadomość, naukowe ciekawostki, inspiracje czy kreatywne ćwiczenie na popołudnie.
• Zespołowa kawa online – wirtualne zespołowe spotkanie przy kawie, podczas którego każdy będzie mieć okazję podzielić się tym, jak mija mu dzień. Poza wspólną realizacją zadań ważne jest, by zespół był dla siebie wsparciem.

3.       Jasna komunikacja dotycząca zadań

Jeżeli pracujemy z domu, równocześnie zajmując się dziećmi lub opiekując rodziną, ważna jest jasna i otwarta komunikacja na temat tego, jakie zadania i na kiedy jesteśmy w stanie wykonać. Podobnie, jeżeli nasze godziny pracy odbiegają od firmowego standardu.

W naszym zespole zmniejszona produktywność z uwagi na inne obowiązki spotyka się ze zrozumieniem. W takich sytuacjach zadanie przejmuje inna osoba. Jak ułatwić płynne przekazywanie zadań? Nasze rady, które sprawdzają się również w przypadku choroby lub nagłej nieobecności, to:

• katalogi projektowe na wspólnym dysku
• prowadzenie kalendarza projektu i dokumentacji według podobnych, zespołowych standardów
• regularna wymiana informacji na temat bieżących projektów i ich statusów (dodatkowo można używać programów/ aplikacji do zarządzania projektami)
• dodawanie w kopii wiadomości członków zespołu, którzy w razie potrzeby będą mogli nas zastąpić

4.       Spotkania online

Pracując zdalnie nie mamy możliwości spotkania się z kolegami podczas robienia sobie kawy, small-talk’u w kuchni i obserwacji „mowy działa”. Z natury rzeczy nasza wiedza o samopoczuciu naszych kolegach, poziomie odczuwanego przez nich stresu jest zatem mniejsza. Pracując osobno mniej wiemy też o realizowanych przez nich projektach i wyzwaniach z jakimi się mierzą.  Pomocą mogą być spotkania on-line. Trzeba jednak zadbać, by przypominały spotkania osobiste:

• Jeżeli to tylko możliwe – używamy video-konferencji, z opcją włączonej kamery. Video pozwoli nam lepiej odczytać emocje współrozmówców. Jeśli nie chcemy, by koledzy widzieli bałagan panujący w mieszkaniu, możemy użyć dostępnych opcji tła –– Microsoft Teams daje możliwość ‘rozmazania’ tła, a Zoom – wyboru planszy spośród kilku dostępnych scenerii.
• Firmowe spotkania rozpoczynamy od check- inu i kończymy check-outem. To pytania wymagające krótkich odpowiedzi, które pozwolą pracownikom skupić się na treści spotkania. Oto przykłady pytań na początek spotkania:
• Opisz jednym słowem swój dzień
• Jakie zadania musisz ‘zaparkować’, żeby skupić się na tym spotkaniu?
• Czego chcesz się dowiedzieć na tym spotkaniu?

Na zakończenie spotkania możemy zapytać:

• Jakie jest kolejne zadanie, którym się zajmiesz?
• Co było najcenniejszą informacją, jaką pozyskałeś na spotkaniu?
• W jaki sposób zmienił się Twój nastrój po spotkaniu?
• Jak opiszesz kolejne dni swojej pracy?
• Warto również zadbać o komfort rozmowy – zestawy słuchawek z mikrofonem to konieczność podczas spotkań online.
• Zaangażowanie uczestników. Oprócz rozmowy, video-konferencja daje nam również możliwość czatu, w którym można dzielić się linkami, dokumentami, prowadzić notatki ze spotkania czy zapisywać dygresje i wątki poboczne.

5.       Nieformalnie, po pracy

Jeśli jako zespół – tak jak teraz – nie mamy możliwości nieformalnego spotkania się po pracy – możemy takie spotkanie zaaranżować również online! ‘Virtual happy hours’ to spotkania, podczas których w nieformalnej atmosferze, po godzinach pracy można porozmawiać w zespołowym gronie na wszelkie tematy. W Well.hr wiodące tematy  pozaprojektowe to: filmy, książki, konferencje, ciekawostki wellbeingowe, konie i sport.

A Wam, co ułatwia efektywną pracę zdalną?